Реферат по доу регистрация документов

Пелагея

Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов. В результате унификации маршрутов движения определенных категорий документов входящих, исходящих, приказов по основной деятельности, личному составу и т. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. РК имеет лицевую и оборотную стороны, которые представлены на рисунках 3 и 4. В крупных учреждениях или компаниях, а так же в организациях с территориально разобщенными структурными подразделениями регистрация документов ведется децентрализовано. Виды запросов и информационных документов. При устном поручении — формируется составителем РКФ.

Многие виды документов, создаваемые в государственных учреждениях и организациях, приобретают юридическую силу только после их регистрации специальными службами. Как уже отмечалось выше регистрация - это один из трудоемких процессов делопроизводства, включающий в себя не только технические операции. Сотрудник, осуществляющий регистрацию, должен хорошо знать структуру и функции организации, распределение обязанностей исполнителей, систему делопроизводства, хорошо владеть организационной и вычислительной техникой, уметь пользоваться всеми видами справочников, которые применяются при регистрации, особенно при применении автоматизированной регистрации.

Кирсанова М. Учебное пособие - 5-е изд.

Оформление реферата по госту

Стенюков М. Краткое реферат по доу регистрация документов - 8-е изд. Андреева В. Учебное пособие - М. Понятие и развитие документооборота. Основные правила организации документооборота ОАО комбината "Магнезит". Схема движения и технология обработки документов. Регистрация документов. Контроль исполнения документов. Реквизиты, используемые при подготовке документов. Классификация документов по именованиям.

Текст документов. Основные требования к документам, изготовленным машинописным способом. Направления использования архивных документов. Исполнение запросов социально-правового характера. Реферат по доу регистрация документов мероприятия. Предоставление документов в читальный зал. Выдача подлинных документов и дел во временное пользование. Публикация документов. Понятие и правовые основы использования документов. Формы использования документов.

Виды запросов и информационных документов. Информационные документы архива. Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами. Документирование деятельности организации. Организация документооборота.

Прием и отправка. Контроль исполнения. Классификация и систематизация документов. Как правило, индекс состоит из арабских цифр, к которым могут добавлять буквы. Порядковый номер присваивают, начиная с номера 01, с 01 января по 31 декабря включительно при регистрации в рамках календарного года.

Для разделения документов по классификационным группам используют номенклатуру дел, в которой каждой группе документов делу присваивают свой индекс.

Индекс дела состоит из условного, чаще всего цифрового обозначения индекса структурного подразделения и номера дела в этом структурном подразделении. Например, индекс дела означает, что дело заведено под номером 06 в структурном подразделении с индексом Таким образом, регистрационный индекс документа из индекса дела и порядкового номера документа, а регистрируемом массиве.

Исключение составляют внутренние распорядительные документы, индексами которых являются их порядковые в каждой группе документов, присваиваемые им в течении календарного года, учебного года для учебных заведений срока полномочий органов. Сведения о документе вводят в ИПС, заполняя регистрационные формы: журналы и регистрационные карточки.

1049458

Журнальную форму используют в небольших организации при объеме документооборота — до документов в год. Разные виды документов регистрируют в разных журналах. Так как журнальная форма обеспечивает лучшую сохранность сведений о документах, она предпочтительна при регистрации документов строгого учета, например, конфиденциальных документов, документов об образовании, документов, удостоверяющих личность, и т.

При карточной форме регистрации учетные сведения о документе вносят в поля регистрационно-контрольной карточки РКформа которой была закреплена в Единой государственной системе делопроизводства ЕГСД.

Реферат по доу регистрация документов 7943

В настоящее время организация может сама определять форму карточки, ее состав реквизитов. РК имеет лицевую и оборотную стороны, которые представлены на рисунках 3 и 4. Лицевая предназначена для регистрации входящих документов, оборотная — исходящих и внутренних. Сведения о письме-ответе вносят на оборотную сторону карточки с учетными входящего письма.

При регистрации документа обычно заполняют три экземпляра карточки: один — для справочной картотеки, второй — для контрольной картотеки, третий — вместе с документом передают исполнителю.

Реферат закон сохранения механической энергииПоведение на уроке физкультуры рефератМальчук ольга ивановна диссертация
Пушкин и декабристы рефератРефераты доклады по педиатрииТемы дипломных работ по русскому языку филологический факультет
Радищев жизнь и творчество докладПраво собственности в рб рефератКурсовая работа отечественная война 1812 г
Реферат сметная стоимость строительстваПроблема конца истории реферат по философииДокументооборот в бухгалтерском учете дипломная работа

Карточная форма регистрации позволяет одновременно создавать справочные картотеки по нескольким критериям хронологии, адресатам, корреспондентам, исполнителям и т. Контрольную картотеку формируют из карточек документов, поставленных на контроль. После исполнения документа его карточку удаляют из контрольной картотеки. Часть полей РК заполняется автоматически системой при начале регистрации документа например, реферат по доу регистрация документов номер, дата регистрациинекоторые вводят вручную в частности, краткое содержание документа, номер входящего документ та, проставленный организацией-автором.

Еще один способ ввода данных — с использованием справочников. При регистрации документ может быть отнесен к той ил и иной рубрике темепо которой в дальнейшем может осуществляться поиск.

С помощью справочников определенные поля РК заполняют, выбирая значение из соответствующих справочников, либо система сама находит нужное значение при наборе с клавиатуры нескольких первых букв реквизита. Использование справочников ускоряет ввод данных в РК документа и снижает вероятность ошибки при регистрации. Состав полей РК может быть расширен, причем программа предусматривает возможность самостоятельного создания пользователями новых полей. Для этого при регистрации на первых листах документов или на отдельных чистых листах листах-разделителях печатается назначаемый системой уникальный штрих-код.

В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает зачем нужно доклад документы в соответствий с указанной в нем информацией. В результат электронные образы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.

Система способна в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью ЭЦП. Файлы документов, прикрепляемые к РК при регистрации, могут быть защищены сертифицированными средствами ЭЦП. Таким образом, реферат по доу регистрация документов документов в САДД позволяет сократить затраты времени на регистрацию документов, вводить больше сведений о документе и при необходимости связывать РК с электронной версией документа.

Регистрация позволяет сформировать банк данных о документах организации реферат по доу регистрация документов массивна основе которого может быть создана информационно-поисковая система ИПС. С помощью ИПС в любой момент можно установить, где, кого и на какой стадии исполнения находится или хранится документ, а также найти документы, содержащие определенные сведения.

При традиционной карточной форме регистрации информационно-справочные массивы состоят из справочных картотек, в которых РК расположены по определенным группам рубрика. Систематизацию могут проводить, например, по хронологическому принципу датам поступления, отправки и исполненияструктурному принципу рубрики картотеки соответствуют структуре организацииноминальному принципу рубрики — наименование видов документов: приказов, распоряжений и т.

Чаще всего при построении картотек сочетают несколько принципов. Картотеки передают на хранение в архив организации вместе с документами за соответствующий год. Возможности поиска нужного документа и связанной с ним информации значительно расширяются при использование САДД. Для систематизации документов, то есть разделения их по группам, используется номенклатура дел. Индексы дел, включенных в номенклатуру, входят в состав регистрационных индексов входящих и исходящих документов.

Так базовый индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации, и его порядкового номера внутри данной группы.

В соответствии с поисковыми задачами конкретное учреждение или предприятие может добавлять к базовому индексу иные классификационные обозначения: корреспондента, реферат по доу регистрация документов и т.

Порядковые номера возрастают в течение года и присваиваются отдельно поступающим и отправляемым документам. При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса.

Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например: И, К, А и т.

К приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, обо всех видах поощрений и увольнений, то есть те на основании, которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников.

Индекс документов, составленных несколькими организациями, например, договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа. При регистрации документ должен получить только один индекс, который одновременно проставляется и на документе и в регистрационной форме.

[TRANSLIT]

Регистрационные индексы проставляются на входящих документах приложения к ним не индексируются ; на исходящих документах и их копиях, остающихся в учреждении приложения к ним так же не индексируются ; на внутренних документах. Ввод документа в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы:. Кроме того, в регистрационной форме должен отражаться ход исполнения документов.

А состав перечисленных реквизитов может быть дополнен другими сведениями о документе, которые необходимы конкретной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания и т. Например, могут использоваться такие сведения, как фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса и т.

При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационные журналы. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах Приложение 3. В последнее время получила развитие факсимильная реферат по доу регистрация документов, которая обеспечивает скорость доставки документов адресатам. Факсограммы обязательно должны регистрироваться сотрудниками, отвечающими за регистрацию остальных документов. Нужно отметить, что для этой категории документов имеет значение фиксация несколько иных сведений, например, времени отправки и приема документа, номера телефона исполнителя, данных об отправителе и др.

Если документ ответный, то его копию подшивают вместе поступившим документом, а на документе и в регистрационной форме проставляют отметки об исполнении. Они являются важным информационным источником, который широко используется в управленческой практике любой организации.

Приложение 3. Журнальная форма регистрации используется тогда, когда необходимо регистрировать документы строгого учета, например конфиденциальную документацию, документы об образовании аттестаты, дипломыдокументы, фиксирующие акты гражданского состояния, удостоверяющие что-либо, и т. При использовании журнальной регистрации обеспечивается лучшая сохранность сведений о документах.

В современной управленческой практике журналы для регистрации документов целесообразно применять, если объем документооборота невелик порядка документов в год.

Исключение составляют бухгалтерские документы. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Регистрация внутренних и исходящих документов, подтверждает факт их создания в данной управленческой системе и отправки адресатам, — необходимое условие придания эти документам официального характера и юридической силы. У входящих документов он не совпадает существенно меньше его с учётным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию. Сочетание различных принципов формирования справочных картотек дает возможность глубже раскрывать состав и содержание зарегистрированных документов, что облегчает задачу их поиска или наведения справок.

При значительных объемах документооборота журнальная форма регистрации имеет ряд существенных недостатков:. Журнальная форма предполагает запись данных о документах по порядку, то есть только в хронологической последовательности. Основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрационных реферат по доу регистрация документов. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса.

Нарушается принцип однократности регистрации. При передаче документа из одного структурного подразделения например, из канцелярии в другое неизбежна повторная регистрация, так как сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ. При большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, так как при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник.

  • Причины нарушения срока.
  • Однако иногда требуется последовательное согласование в соответствии с функциями сторонних организаций и структурных подразделений организации.
  • Куда Кому.
  • Регистрация документов - это ключевой момент в организации делопроизводства.
  • Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности и по личному составу, служебная переписка, акты, обращения граждан и т.
  • Нарушается принцип однократности регистрации.

доу Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат. Значительно затрудняется контроль за сроками исполнения документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, порой нужно просмотреть многочисленные записи в журнале.

Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Регистрация документов образом, также происходит дублирование процесса регистрации. Карточная форма регистрации делает процесс регистрации более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях. С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата индекс, заголовок и т.

Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды — маркером по верхнему краю; ручные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом. Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, реферат — исходящих и внутренних. При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма.

В настоящее время форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются самой организацией. Примеры карточек приведены в Приложении 4. Количество экземпляров регистрация документов карточки определяется организацией.

Организация работы в системе.

Курсовая работа: Организация регистрации документов на предприятии

DOC v. Сравнительная характеристика основных автоматизированных систем контроля за исполнением. Анализ исполнения социально-правовых запросов архива кадровой документации западного административного округа города москвы за период с по годы Информационное обеспечение пользователей архивных учреждений Российской Федерации.

Виды запросов и информационных документов. Теоретические основы исполнения запросов. Анализ исполнения социально-правовых запросов. Использование документов Архивного фонда РФ в информационных целях Сущность использования документов Архивного фонда Российской Федерации в информационных целях.

Виды архивов федеральной и муниципальной собственности. Главные направления использования документов. Основные сроки и формы хранения архивной документации. Ведение делопроизводства в филиале Павловомежрайгаз 1. Он оформляет деловую переписку, осуществляет связь с другими организациями, встречается с людьми, которые реферат по доу регистрация документов с разнообразными заявлениями, реферат по доу регистрация документов, вопросами.

Это его забота посоветовать, как быстрее офор Организация службы делопроизводства В организации проблемы документационного обеспечения управления возлагаются на специализированное структурное подразделение, реферат по доу регистрация документов делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда службы делопроизводства зависит от квалификации служащих.

Вопросы и ответы к экзамену по делопроизводству Делопроизводство: номенклатура дел, содержание, использование, классификация, индексирование, контроль использования.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён. Работа рак легкого - один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых - после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи.

Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами.

И поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов. Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам. Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т.

Сам процесс регистрации - это снятие перенос с документа показателей реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму журнал, картотеку, ПЭВМчто позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информационно - поисковая система по всем документам учреждения.

Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно - справочной работы по документам. Общие правила регистрации документов Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

Реферат по доу регистрация документов 1620

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов.

Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять.